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Aegis Blog

Warum der Übergang zu einer ‚papierlosen Fertigung‘ mehr bedeutet als die Digitalisierung von Unterlagen

Why Going ‘Paperless’ is so Much More than Just Digitizing Documents - DE

Die Definition eines wirklich papierlosen Systems kann sich von Person zu Person und auch von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Sollte man allerdings von allen Vorteilen eines "papierlosen" Unternehmens profitieren wollen, erfordert es viel mehr als nur eine andere Art der Anzeige von Unterlagen, die zuvor ausgedruckt und in verschiedenen Abteilungen abgelegt wurden.

Die Einführung eines Systems, das lediglich Papier mit PDFs oder Bildern von Papierdokumenten ersetzt, wird meist nicht die vollen Vorteile der papierlosen Dokumentenverarbeitung erzielen. Die Abbildung von Arbeitsanweisungen auf einem Bildschirm, und nicht in einem mit Formularen und Abbildungen gefüllten Ordner, kann zwar für Betreiber und Verantwortliche einigen Nutzen bieten, trifft aber nicht wirklich den Kern der viel umfassenderen wirklich papierlosen Lösung.

Im Grundsatz geht es um die Bereitstellung von Informationen oder Daten. In einer papierlosen Umgebung werden diese digital geliefert, aber hierbei muss mehr als nur die Art der Datenbereitstellung geprüft werden. Es müssen Datentyp, die Interaktivität der betroffenen Daten, ihre Revisionskontrolle und ihre Anpassungsfähigkeit identifiziert werden. Wenn ein wirklich papierloses System eingeführt wird, das all diese Askpekte in Erwägung zieht, können die Vorteile erheblich sein. Wenn Dokumente lediglich durch eine digitale Version ersetzt werden, sind die Vorteile deutlich geringer.

Kosten sind für viele Unternehmen ein wichtiges Thema. Insbesondere für diejenigen, die sich auf dem stark umworbenen EMS (Electronics Manufacturing Services) Markt befinden, bei dem OEMs (Original Equipment Manufacturers) Quartalsgespräche zur Kostenreduzierung regelmäßig auf die Tagesordnung setzen. Bei der papierlosen Datenverarbeitung können Kundenaudits, Qualitätsaudits und regulatorische Prüfungen alle über einen digitalen Anschluss und über ein einziges System durchgeführt werden, bei dem alle Revisionskontrollen und das Dokumentenmanagement abrufbar sind. Dies könnte sogar über einen Fernzugriff erfolgen und somit weitere Kostenreduzierungen erzielen. Das ist möglicherweise nicht nur eine Kostenersparnis für den Verkäufer, sondern auch für den Kunden, der dies zweifellos schätzen wird. Ein weiterer Kostenvorteil ergibt sich durch eine Reduzierung oder sogar Beseitigung von Personalkosten, die mit der Verwaltung von Dokumenten, so zum Beispiel Handbücher, vorbeugende Wartungsanleitungen, Benutzerhandbücher und Arbeitsanweisungen verbunden sind, und jetzt zentral anstatt verteilt über das Unternehmen verwaltet werden können.

Und schließlich ist die offensichtlichste Kostenersparnis eines papierlosen Systems das Papier an sich, die normalerweise anfallenden Kosten für den Druck und der Verteilung der Unterlagen innerhalb des Unternehmens. Arbeitsanweisungen sind nicht statisch, sondern verändern sich ständig und in einer papiergesteuerten Umwelt erfordert dies Neudruck von zahlreichen Versionen und deren Verteilung rund ums Unternehmen, um sicherzustellen, dass jeder die neueste Version gesehen hat und keine alten Anweisungen verwendet. Dies ist zeitaufwendig und risikoreich.

Risikominderung ist der zweite große Vorteil einer papierlosen Dokumentenverarbeitung. Die mögliche Verwechslung mit älteren Revisionsunterlagen im Unternehmen wird in einem wohlgeordneten papierlosen System eliminiert; risikofreie Audits werden ermöglicht und Mitarbeiter kommen nicht in Gefahr, Produkte gemäß falscher Dokumente zu fertigen, was zu kostspieliger Nacharbeit und/oder verschrotteten Baugruppen führen kann.

Über Reduzierung der Kosten und Risiken hinaus entstehen Verbesserungen in Leistung und Qualität. Die Leistungsoptimierung der Mitarbeiter in der Fertigung ensteht dadurch, dass sie sich auf die Fertigung, den Test und den Versand von Produkten konzentrieren und nicht durch die Suche von benötigten Dokumenten mit Anweisungen oder Prozeduren Zeit verlieren. Durch ein CAD-getriebenes, papierloses System können Test- und Diagnosedaten die Auflösung von Qualitätsproblemen oder die für eine Reparaturfunktion erforderliche Datenabfrage beschleunigen. Ein papierloses System ermöglicht die Einbindung des Bedieners in die Rückkopplungsschleife für die Prozessverbesserung. Feedback-Systeme ermöglichen schnelle und effektive Verbesserungen der Daten und vor allem der Prozesse, sodass sogar Bediener von vielfachen Produktionslinien und/oder Schichtzeiten Auswirkung auf jede Verbesserungsinitiative haben können.

Papierlose Prozesse bieten auch interaktive visuelle Daten, die die aktuellen und richtigen Stücklisten gewährleisten. CAD-Informationen sind leicht abrufbar und haben somit höhere Qualität, Inspektionszuverlässigkeit sowie ein höchstes Maß an Diagnosesicherheit und Reparaturgenauigkeit zur Folge.

Kurz gesagt umfasst eine wirklich papierlose Fertigung viel mehr als lediglich die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen und bietet Vorteile, die weit über Kosteneinsparungen von Papier und Druckpatronen hinaus geht.



Jason Spera

Chief Executive Officer

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